Les préalables administratifs

Bien avant la publication d’un appel au marché par un donneur d’ouvrage public, vous pouvez entreprendre les démarches préalables suivantes pour gagner du temps.

Les délais varient de quelques jours à quelques mois selon la nature de l’obligation (par exemple, l’inscription à un registre ou une attestation administrative). Par contre, l’absence de documents obligatoires lors du dépôt d’une soumission peut se traduire par son rejet.

Pour plus d’information, consultez les conditions d'admissibilité et de conformité.

Le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) est un répertoire des entreprises non admissibles aux contrats publics. Si votre entreprise y figure, vous ne pouvez pas soumissionner pour un contrat public. Avant d’aller plus loin dans votre démarche, vous devez consulter le RENA afin de vous assurer que votre entreprise n’y figure pas.

Le service d’authentification du gouvernement du Québec, clicSÉQUR, permet à toutes les entreprises d’accéder gratuitement et en toute sécurité à plusieurs services en ligne offerts par des ministères et organismes. Vous aurez besoin de ce code d’accès pour le dépôt d’une soumission en vue de l’obtention d’un contrat public.

L’attestation de Revenu Québec (ARQ) est un préalable au dépôt d’une soumission et doit y être jointe. Cette attestation s’applique à tout contrat comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $.

L’obtention de cette attestation est aussi un préalable à la demande de l’autorisation de contracter de l’Autorité des marchés publics.

L’attestation de Revenu Québec confirme que l’entreprise, à la date de sa demande, répond aux conditions suivantes :

• Elle a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales québécoises.
• Elle n’a pas de compte en souffrance à l’égard du ministre du Revenu du Québec en vertu de ces lois fiscales ou, si elle a un compte en souffrance, elle a conclu une entente de paiement qu’elle respecte ou le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu.

Si l’entreprise répond à ces deux conditions, l’attestation est immédiatement délivrée, soit par téléchargement en ligne ou par impression. La période de validité de cette attestation est mentionnée sur le document. Une attestation dont la date de validité est dépassée ou l’absence de cette attestation sont des causes de rejet d’une soumission.

Les particuliers en affaires ayant le statut de petit fournisseur (selon Revenu Québec) et qui ne sont pas immatriculés au registre des entreprises peuvent également obtenir une attestation de Revenu Québec en appelant au numéro de téléphone indiqué sur le site Internet de Revenu Québec.

Pour une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle, les contrats ne sont pas assujettis à la réglementation en vigueur. Cette personne n’aura pas à se procurer une attestation de Revenu Québec, quel que soit le montant du contrat.

La Charte de la langue française comporte des dispositions qui visent à faire du français la langue d’usage normale et habituelle du travail, du commerce et des affaires. L’Office demande donc aux entreprises concernées de s’engager à soumettre un programme de francisation conformément aux objectifs de la Charte, si ce n’est déjà fait.

Aucun contrat public ne peut être accordé à une entreprise qui ne respecte pas les exigences du processus de francisation ou qui est inscrite sur la liste des entreprises non conformes établie par l’Office.

Les entreprises visées sont celles qui emploient 25 personnes ou plus au Québec.

Le Programme d’accès à l’égalité fait partie intégrante des règles gouvernementales relatives aux contrats et aux subventions. Un formulaireobligatoire doit être rempli par le soumissionnaire, qu’il soit concerné ou non par le programme, et joint à la soumission lors de son dépôt.

Le Programme d’accès à l’égalité en emploi est un processus de changement planifié et global mis en œuvre par une entreprise en vue :

• d’assurer une représentation équitable des membres des groupes victimes de discrimination dans toutes ses classes d’emploi;
• de déceler ou de connaître les règles et les pratiques de son système d’emploi susceptibles d’être discriminatoires et de les supprimer.

Les entreprises québécoises qui comptentplus de 100 employés et qui présentent des soumissions pour l’obtention de contrats d’approvisionnement ou de services de 100 000 $ ou plus doivent s’engager à mettre en place un programme d’accès à l’égalité. La même exigence s’applique à un sous-traitant de l’entreprise lorsqu’il répond aux mêmes critères.

La déclaration concernant les activités de lobbyisme est un formulaire obligatoire à remplir par l’entreprise. Celui-ci doit être joint à la soumission lors de son dépôt.

Quel que soit leur titre professionnel, les lobbyistes sont des personnes qui, en échange d’une contrepartie, pour le compte d’un client, d’une entreprise ou d’une organisation, communiquent avec des titulaires de charges publiques en vue d’influencer leur prise de décision. Les communications peuvent se faire par écrit, par téléphone ou en personne.

D’abord, il faut déterminer si les activités réalisées constituent du lobbyisme, puis définir à quel type de lobbyiste elles se rattachent. Ensuite, il faut s’inscrire préalablement au Carrefour Lobby Québec.

La démarche pour cette première inscription doit débuter plusieurs semaines avant la date de dépôt des soumissions. Consultez les délais maximaux d'inscription selon les types de déclaration pour en savoir plus.

Qu’est-ce qu’un titulaire d’une charge publique?

La réponse est différente selon le type d’institution :

• Institution parlementaire : Députés et membres de leur personnel; ministres et membres de leur personnel.
• Institution gouvernementale : Employés du gouvernement et des organismes gouvernementaux.
• Institution municipale : Maires et préfets; conseillers municipaux; personnel de cabinets; employés des municipalités; employés des organismes municipaux et supramunicipaux.

Pour en savoir plus sur le rôle du titulaire d’une charge publique.

Qu’est-ce qu’une communication avec un titulaire d’une charge publique?

Toute communication orale ou écrite faite, à toute étape du processus, auprès d’un titulaire d’une charge publique en vue d’influencer ou pouvant raisonnablement être considérée, par la personne qui en prend l’initiative, comme susceptible d’influencer est une activité de lobbyisme.

La communication peut, notamment, être au sujet de décisions concernant :

• l’attribution d’un contrat autrement que dans le cadre d’un appel d’offres public, d’une subvention ou d’un autre avantage pécuniaire, ou l’attribution d’une autre forme de prestation déterminée par règlement du gouvernement;
• l’élaboration, la présentation, la modification ou le rejet d’une proposition législative ou réglementaire, d’une résolution, d’une orientation, d’un programme ou d’un plan d’action;
• l’attribution d’un permis, d’une licence, d’un certificat ou d’une autre autorisation.

Le fait, pour un lobbyiste, de convenir pour un tiers d’une entrevue avec le titulaire d’une charge publique est assimilé à une activité de lobbyisme.

L’Autorité des marchés publics (AMP) est responsable de délivrer des autorisations de contracter avec l’État aux entreprises qui en font la demande.

L’obligation d’obtenir cette autorisation est établie en fonction :

• de la valeur;
• des catégories de contrats;
• du type d’organisme public.

L’entreprise doit consulter le site Web de l’AMP afin de vérifier si les contrats ou les sous-contrats qui l’intéressent requièrent cette autorisation.

À la suite de la réception d’une demande, l’AMP consulte le commissaire associé aux vérifications de l’Unité permanente anticorruption, qui vérifie les antécédents de l’entreprise. Vérification faite, le commissaire communique ses recommandations à l’AMP, qui décide alors d’autoriser ou non l’entreprise à contracter avec l’État.

L’entreprise doit accompagner sa demande faite à l’AMP de plusieurs documents administratifs qui demandent un temps de préparation. De plus, le délai de traitement moyen d’une demande est de huit semaines à compter de la réception d’un dossier complet et conforme. L’entreprise doit donc entreprendre des démarches bien avant de soumissionner pour un contrat.

L’attestation relative à la probité du soumissionnaire est un formulaire joint aux documents d’appel d’offres. Celui-ci doit être transmis par l’entreprise lors du dépôt de sa soumission. Ce document dûment rempli et signé par une personne autorisée est obligatoire.

Par le dépôt de cette attestation, le soumissionnaire déclare qu’aucune entente ni aucun arrangement n’ont été établis avec un concurrent relativement aux aspects énumérés ci-dessous, sauf en ce qui concerne la conclusion éventuelle d’un contrat de sous-traitance :

• prix;
• méthode;
• facteurs ou formules utilisés pour établir les prix;
• décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission;
• présentation d’une soumission qui, selon la volonté du prestataire de services, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

Le soumissionnaire déclare également que ni lui ni une personne qui lui est liée n’ont été déclarés coupables, dans les cinq années précédant la date de présentation de la soumission, d’un acte criminel ou d’une infraction faisant partie de l’énumération qui se trouve au point 9 de l’attestation relative à la probité du soumissionnaire.

L’autorisation de signature est présente dans les documents d’appel d’offres lorsqu’elle est demandée. Elle doit être transmise par l’entreprise au moment du dépôt de la soumission.

Ce document à produire par le soumissionnaire permet de s’assurer que la personne ayant signé les documents de la soumission au nom de l’entreprise est autorisée à le faire. Cette personne doit être la même que celle dûment autorisée à remplir et à signer le formulaire Attestation relative à la probité du soumissionnaire ainsi que, le cas échéant, le formulaire Absence d’établissement au Québec.

Le formulaire Absence d’établissement au Québec, fourni dans les documents d’appel d’offres, doit être rempli par toute entreprise n’ayant pas au Québec d’établissement où elle exerce ses activités de façon permanente. L’établissement doit montrer clairement le nom de l’entreprise et être accessible durant les heures normales de bureau.

Lors du dépôt d’une soumission, le formulaire Absence d’établissement au Québec doit être joint, car il s’agit d’un préalable.

Toutefois, ce formulaire n’est pas requis si l’entreprise qui a un établissement au Québec a obtenu :

• l’autorisation de contracter de l’Autorité des marchés publics;
• l’attestation de Revenu Québec.

Le formulaire Programme d’obligation contractuelle – Égalité dans l’emploi fait partie des documents d’appel d’offres. Il doit être rempli et joint à la soumission lors du dépôt de celle-ci.

Ce programme vise :

• à assurer une représentation équitable des membres des groupes victimes de discrimination dans tous les emplois d’une entreprise;
• à repérer et à supprimer les règles et les pratiques d’emploi susceptibles d’être discriminatoires.

Les entreprises québécoises qui comptent plus de 100 employés et qui présentent des soumissions pour l’obtention de contrats d’approvisionnement ou de services de 100 000 $ ou plus doivent s’engager à mettre en place un programme d’accès à l’égalité. La même exigence s’applique envers un sous-traitant de l’entreprise lorsqu’il répond aux mêmes critères.