Les étapes d’un appel au marché public

Lors de l’étape précédant la publication d’un appel au marché par un donneur d’ouvrage public, les communications directes avec les représentants du ministère ou de l’organisme concerné, soit les personnes entrant dans la catégorie des « titulaires d’une charge publique », sont permises.

Deux outils sont à la disposition du ministère ou de l’organisme, soit :

• l’avis d’appel d’intérêt;
• l’avis d’intention.

Ces avis correspondent à deux finalités bien distinctes. La publication d’un avis d’appel d’intérêt ou d’un avis d’intention peut aboutir à la publication d’un appel d’offres, bien qu’il n’existe aucune obligation légale en ce sens.

L’avis d’appel d’intérêt est utilisé lorsqu’un ministère ou un organisme public désire obtenir des commentaires et des informations pertinentes du secteur d’activité visé. Il lui permet ainsi d’affiner l’expression de ses besoins dans la perspective de l’octroi d’un contrat.

Ce processus n’entraîne aucune obligation de poursuivre au-delà de la collecte d’information pour le ministère ou l’organisme concerné.

L’avis d’appel d’intérêt est moins officiel et contraignant que le processus d’appel d’offres public. Il reprend toutefois les mêmes principes :

• une publication dans le SEAO;
• une période de publication;
• des réponses et des communications destinées aux entreprises manifestant leur intérêt.

Malgré les coûts occasionnés pour votre entreprise, le fait de répondre à ce type d’avis vous permet :

• de communiquer avec un donneur d’ouvrage public;
• de vous faire connaître, ainsi que vos produits ou services, et donc d’augmenter votre visibilité; 
• d’acquérir de l’expérience dans les marchés publics et d’approfondir votre connaissance des besoins d’un donneur d’ouvrage public.

L’avis d’intention est employé lorsqu’un donneur d’ouvrage public annonce son intention d’accorder un contrat :

• à une entreprise nommée (contrat de gré à gré);
• limité à des entreprises déterminées.

L’avis d’intention ne permet pas de déroger à la Loi sur les contrats des organismes publics. 

Ce type d’avis est publié dans le SEAO et invite toute entreprise en mesure d’offrir un produit ou un service équivalent à celui demandé à se manifester. Il est utilisé comme un élément de recherche sérieux et documenté par lequel les ministères et les organismes peuvent justifier leur décision de cibler une ou des entreprises.

L’avis d’intention fournit :

• une brève description de l’objet du contrat;
• sa durée estimée;
• les motifs de la décision prise.

Un délai est prévu pour permettre aux entreprises potentiellement intéressées de formuler des observations ou des commentaires. Les principes régissant la publication d’un appel d’offres public y sont généralement respectés.

L’avis d’intention ne crée pas d’obligation contractuelle pour le ministère ou l’organisme public. À la suite de ce processus, il lui appartient de déterminer s’il souhaite toujours octroyer un contrat à l’entreprise ou aux entreprises en question.

La publication d’un appel d’offres public dans le SEAO permet au donneur d’ouvrage public de faire connaître son besoin au marché. Elle déclenche le processus contractuel d’achat public.

Les donneurs d’ouvrage publics ont l’obligation d’utiliser le SEAO pour la publication de leurs avis, la distribution de leurs documents d’appel d’offres et la publication des renseignements sur leurs contrats. La durée du processus de publication est encadrée par la Loi sur les contrats des organismes publics.

Les fournisseurs intéressés peuvent y consulter les avis publiés et se procurer les documents distribués.

Le traitement des questions se fait durant la période de publication de l’appel d’offres dans le SEAO. Si vous vous procurez les documents d’appel d’offres, vous pouvez alors questionner le donneur d’ouvrage sur les besoins exprimés.

Vous devez cependant respecter les règles établies en ce qui concerne :  

• la personne à qui adresser ses questions (nommée dans les documents d’appel d’offres);
• le délai de transmission (les questions devant impérativement être soumises avant l’heure et la date limites de réception des soumissions).

La période de publication est la dernière occasion d’obtenir des précisions sur les besoins exprimés par le donneur d’ouvrage public. Dans certains cas, elle permet également d’obtenir des modifications aux exigences à remplir, notamment si ces dernières limitent la concurrence de façon indue.

Une certaine disposition, lorsqu’elle est présente dans les documents d’appel d’offres, permet au donneur d’ouvrage de ne pas considérer les demandes transmises moins de deux jours ouvrables avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

Le report de l’heure et de la date limites de réception des soumissions peut être obtenu dans deux cas :

• à la demande d’une entreprise participant au processus d’appel d’offres. Dans ce cas, la décision demeure à l’entière discrétion du donneur d’ouvrage. La date du report est publiée par voie d’addenda dans le SEAO;
• quand une modification aux documents d’appel d’offres est susceptible d’avoir une incidence sur les prix. L’addenda doit alors être transmis au moins sept jours avant la date limite de réception des soumissions. Lorsque ce délai ne peut être observé, la date limite de réception des soumissions est reportée d’autant de jours qu’il est nécessaire pour que le délai minimal de sept jours soit respecté.

La tenue d’une réunion d’information est à la discrétion du donneur d’ouvrage, mais elle doit respecter certains principes en ce qui concerne :

• le délai;
• les soumissionnaires invités;
• le nombre de participants.

Un traitement équitable et transparent des participants, notamment en matière d’information communiquée, ainsi que la préservation de l’anonymat des soumissionnaires sont également exigés.

Lorsqu’une réunion est prévue, la date, l’heure et le lieu de sa tenue sont indiqués dans les documents d’appel d’offres. La réunion fournit des renseignements additionnels sur les besoins à satisfaire et permet de répondre aux questions des soumissionnaires sur les différents aspects de l’appel d’offres.

À la fin de la période de publication de l’appel d’offres, l’organisme dévoile les soumissions :

• en présence d’un témoin;
• à l’endroit prévu dans les documents d’appel d’offres;
• à la date et à l’heure limites fixées.

Une limitation de ce principe s’applique lorsque les soumissions sont présentées sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas de déterminer un prix total.

Lors de l’ouverture publique des soumissions, l’organisme divulgue les noms de tous les soumissionnaires, y compris, le cas échéant, ceux ayant transmis une soumission par voie électronique.

À ce stade, certaines vérifications sont encore à réaliser en ce qui concerne :

• l’intégrité des soumissions électroniques ainsi que d’autres renseignements sur la validité;
• la véracité des soumissions;
• la présence dans les soumissions de certains éléments exigés dans les documents d’appel d’offres.

Les prix totaux respectifs des soumissions, toujours sujets à la même vérification, sont également divulgués, sauf lorsqu’une évaluation de la qualité est mentionnée dans les documents d’appel d’offres.  

Si l’intégrité d’au moins une soumission transmise par voie électronique n’a pu être constatée lors de l’ouverture, cette divulgation s’effectuera au moment de la publication dans le SEAO.

L’organisme public publie, dans le SEAO, et ce, dans les quatre jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions.

L’analyse a pour objectif de choisir la meilleure soumission pour combler le besoin exprimé. Les pratiques liées à l’ouverture et à l’analyse des soumissions reçues doivent permettre d’assurer la transparence, l’intégrité et le traitement équitable des fournisseurs dans un environnement impartial et indépendant. 

L’organisme public procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité de leur soumission .

À cette étape, si votre soumission n’est pas retenue parce qu’elle n’est pas admissible ou conforme, vous en serez informé. Le rejet doit être motivé et communiqué au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.

Lorsque le retard est attribuable uniquement à l’organisme public, une soumission reçue après la date et l’heure limites fixées pour la réception demeure conforme.

Dans les quatre jours ouvrables suivant l’ouverture publique des soumissions, l’organisme doit publier le résultat de celle-ci dans le SEAO, c’est-à-dire les noms des soumissionnaires ainsi que leurs prix totaux respectifs, le cas échéant.

L’obligation de publier ce résultat ne s’applique pas aux appels d’offres sur invitation.

L’organisme public informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

L’organisme public attribue le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas selon les modalités d’adjudication de l’appel d’offres. En cas d’égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.