Lexique

Contrats publics

Le présent document est un outil à l’intention des entreprises qui entament un processus de dépôt de soumission dans le cadre des contrats publics du Québec.

Il peut parfois être difficile de comprendre le vocable utilisé dans les appels d’offres publics. Ce lexique n'est pas un document juridique et son contenu est fourni à titre informatif seulement, mais il peut servir de piste de compréhension afin d’accompagner le soumissionnaire dans sa démarche.

A

Accessoire
Élément qui accompagne une chose principale et qui s’ajoute à titre secondaire. Le caractère accessoire des modifications contractuelles s’évalue au cas par cas en considérant les circonstances particulières de chaque contrat.

Accords de libéralisation des marchés publics
Ensemble de dispositions que deux ou plusieurs gouvernements s’engagent à appliquer pour accorder aux entreprises des territoires visés un accès égal et réciproque à leurs marchés publics respectifs. Le gouvernement du Québec s’est dit lié aux accords suivants : l’Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l'Ontario l’Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick, l’Accord de libre-échange canadien, l’Accord intergouvernemental sur les marchés publics entre le gouvernement du Québec et l'État de New York, l’Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale de commerce et l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne.

Addenda
Précision ou modification officielle venant rectifier les modalités et les conditions des documents d’appel d’offres avant l’ouverture des soumissions. (Ne pas confondre avec avenant)

Adjudicataire
Soumissionnaire qui, ayant fait la meilleure offre, a remporté la mise en concurrence sur la base des modalités d’adjudication de l’appel d’offres.

Admissibilité
Ensemble des conditions que le soumissionnaire doit remplir pour être admissible à présenter une soumission. La réglementation édicte les conditions d’admissibilité obligatoire et l’organisme public peut prévoir d’autres conditions d’admissibilité dans ses documents d’appel d’offres.

Allotissement
Stratégie d’acquisition qui permet la division d’un projet en plusieurs lots susceptibles d’être attribués séparément et de donner lieu, chacun, à la conclusion d’un contrat distinct. Il est possible d’allotir par phases, par étapes ou par types de travaux. (Ne pas confondre avec fractionnement)

Amélioration continue
Démarche continue afin d'améliorer les processus en place et axée sur l’atteinte des résultats. Ces efforts peuvent apporter des modifications dans les façons de faire en gestion contractuelle.

Annexe au contrat
Écrit officiel modifiant accessoirement les documents d’appel d’offres juste avant la signature du contrat avec l’adjudicataire. Il peut s’agir, par exemple, de précisions mineures sur un lieu de livraison.

Annexe 2 (reddition de comptes)
Appellation familière désignant la fiche d’autorisation du dirigeant de l’organisme.

Annexe 3 (reddition de comptes)
Fiche de déclaration du dirigeant de l’organisme attestant notamment de la fiabilité des données et des contrôles sous sa responsabilité et visant à assurer l'intégrité et le respect de la conformité en matière de gestion contractuelle.

Anormalement bas
Se dit d’un prix soumis ne permettant pas à un soumissionnaire de réaliser le contrat selon les conditions des documents d’appel d’offres sans mettre en péril son exécution. Un prix est déclaré anormalement bas à la suite d’une analyse sérieuse et documentée.

Appel d’offres en deux étapes
Type d’appel d’offres public dans le cadre duquel l’organisme public sollicite d’abord les entreprises uniquement sur la base d’une démonstration de la qualité pour ensuite inviter de nouveau toutes ou certaines entreprises parmi celles ayant réussi la première étape à présenter un prix ou, encore, à la fois un prix et une démonstration de la qualité selon les conditions et modalités prévues à la réglementation.

Appel d’offres public
Appel à la concurrence entre des entreprises afin de répondre à un besoin défini par un organisme public.

Appel d’offres public régionalisé
Appel d’offres formel publié dans le SEAO, mais réservé aux concurrents d’une région précise. En vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics, un organisme public doit considérer le recours à la procédure d’appel d’offres public régionalisé pour la conclusion d’un contrat qui n’est pas assujetti à un accord intergouvernemental.

Appel d’offres sur invitation
Appel à la concurrence auprès d’un nombre restreint d’entreprises pour un contrat dont le montant de la dépense est inférieur aux seuils d’appel d’offres public. Sauf pour de très rares exceptions, afin d’assurer la concurrence, un minimum de trois entreprises devraient être invitées à présenter une soumission dont au moins une PME (250 employés et moins).

Assurance de la qualité
Ensemble des activités préétablies, systématiques et démontrées en tant que besoin pour donner la confiance appropriée en ce qu’une entité satisfera aux exigences pour la qualité. Moyen d'obtenir confiance dans l'aptitude d’une entreprise à satisfaire le niveau de qualité désiré.

Attestation d'inscription de l'Office de la langue française du Québec
Document certifiant qu’une entreprise ayant un établissement au Québec et qui, durant une période de six mois, emploie cinquante personnes ou plus s’est inscrit, dans les six mois suivant la fin de cette période, à l'Office québécois de la langue française afin que cette dernière lui délivre une attestation d'inscription lui permettant d'engager le processus de francisation en produisant l'analyse de sa situation linguistique, conformément aux exigences de la Charte de la langue française.

Attestation de Revenu Québec
Document confirmant que la personne ou l'entreprise, à la date de sa demande, a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales québécoises; qu’elle n'a pas de compte en souffrance à l'égard du ministre du Revenu du Québec en vertu de ces lois fiscales ou, si elle a un compte en souffrance, qu’elle a conclu une entente de paiement qu'elle respecte ou que le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu.

Attestation relative à la probité du soumissionnaire
Formulaire par lequel le soumissionnaire déclare qu'il n'y a pas eu d'entente ou d'arrangement avec un concurrent (sauf pour la conclusion éventuelle d'un sous-contrat) relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission ainsi qu'à la présentation d'une soumission qui, volontairement, ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres.

Autorisation
Document écrit constatant la permission de faire quelque chose par un accord explicite d’une personne en autorité par exemple, un dirigeant d’organisme. Une autorisation est préalable à l’action, alors qu’une approbation est subséquente à l’action.

Autorisation de contracter
Document délivré par l’Autorité des marchés publics (AMP) attestant de l’intégrité des entreprises. Le dépôt d’une Autorisation de contracter par une entreprise dans le cadre d’un appel d’offres est obligatoire pour les contrats et les sous-contrats de services ou de travaux de construction selon un certain seuil prédéterminé. L'autorisation délivrée par l'AMP est valide pour trois ans.

Autorité des marchés publics
Organisme ayant comme mission de surveiller l'ensemble des contrats publics, notamment en ce qui a trait à la conformité des processus d'adjudication et d'attribution de ces contrats. L’Autorité des marchés publics a aussi comme rôle de traiter les plaintes déposées dans le cadre de contrats publics, ainsi que d’éventuels renseignements reçus du public et qui sont pertinents à son mandat.

Avenant
Écrit modifiant les conditions de réalisation d’un contrat pendant son exécution. (Ne pas confondre avec Addenda)

Avis d’intention
Avis publié dans le SEAO pour annoncer l’intention d’un organisme public d’accorder un contrat de gré à gré à une entreprise identifiée. L’avis fournit le nom de l’entreprise, la description détaillée des besoins, la date prévue de conclusion du contrat et les motifs invoqués par l’organisme public pour conclure le contrat de gré à gré. L’avis d’intention est obligatoire avant la signature d’un contrat invoquant l’article 13 alinéa 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics.

Avis d’intérêt
Avis publié au SEAO par un organisme explorant un nouveau marché et qui désire obtenir les commentaires des fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs sur ce marché.

C

Collusion
Dans le cadre d’un appel d’offres, entente entre les soumissionnaires qui s’organisent pour éliminer l’élément concurrentiel du processus. Il s’agit d’une activité illégale.

Comité de sélection
Ensemble d’individus nommés par le dirigeant d’organisme et responsables de l’évaluation qualitative des soumissions reçues en vertu des modalités prévues à l’appel d’offres.

Compensation
Indemnité que reçoit l'entrepreneur d’un contrat de construction qui aurait été déclaré l’adjudicataire lorsque la décision de ne pas donner suite à un appel d’offres public est prise postérieurement à l’ouverture des soumissions ou à la tenue du comité de sélection (voir Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics article 34 pour les montants)

Conflit d’intérêts
Situation potentielle, perçue ou réelle, dans laquelle le jugement professionnel d’une personne est subordonné à des intérêts personnels ou privés.

Conformité (conditions de)
Ensemble des conditions que la soumission doit remplir pour être conforme. En vertu de la réglementation, le non-respect de certaines de ces conditions entraîne un rejet automatique de la soumission, notamment le non-respect de l’endroit prévu ou de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, l’absence d’une signature d’une personne autorisée sur le document constatant l’engagement du soumissionnaire ou sur celui relatif au prix soumis ou la présentation d’une soumission conditionnelle ou restrictive. Pour plus d’information, consultez l’article 7 des règlements d’approvisionnement, de services et de construction et l’article 8 du règlement en technologie de l’information.

Conseil du trésor
Comité permanent du Conseil des ministres composé de cinq ministres et présidé par le ou la ministre responsable et président(e) du Conseil du trésor. Les membres du Conseil du trésor se réunissent généralement une fois par semaine, le mardi matin, notamment pour prendre des décisions concernant les demandes de dérogations qui leur sont transmises. Le quorum est de trois membres et les décisions se prennent par consensus.

Consensus
Procédure qui consiste à dégager un accord entre personnes sans procéder à un vote.

Consortium
Association d'entreprises constituée dans le but de réaliser un projet.

Contrat public
Engagement formel ayant pour but de créer une ou des obligations entre un organisme public visé à l'article 4 ou à l’article 7 et une personne visée à l’article 1 de la Loi sur les contrats des organismes publics.

Contrat à commandes
Contrat conclu avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur approvisionnement sont incertains.

Contrat à exécution sur demandes
Contrat conclu avec un ou plusieurs prestataires ou entrepreneurs lorsque des besoins sont récurrents et que la valeur monétaire, le rythme ou la fréquence de ceux-ci sont incertains.

Contrat d’adhésion
Contrat où l'une des parties (l’organisme public) propose un ensemble de clauses contractuelles non négociables à son cocontractant, que ce dernier doit accepter ou refuser en bloc.

Contrat d’approvisionnement
Contrat visant l’achat ou la location de biens meubles, lequel peut inclure des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens, notamment une garantie.

Contrat de concession
Contrat conclu par le gouvernement ou en son nom concernant l’exercice par une personne physique ou morale d’une activité de nature commerciale à la place et pour le compte du gouvernement et pour laquelle des redevances sont versées au gouvernement, à l’exclusion de la vente de permis, de licences, de titres ou obligations de la province et de billets de loterie (p. ex. concession alimentaire)

Contrat de services de nature technique
Contrat de services visant l’exécution pratique d’un contrat et l’application de normes prédéterminées, par exemple du déneigement, du soutien informatique, de l’entretien ménager, etc.

Contrat de services professionnels
Outre les services rendus et encadrés par le Code des professions, contrat englobant la prestation de services de conception, de création, de recherche, d’analyse ou de rédaction, et d’autres situations pour lesquelles un organisme public évalue généralement la qualité des soumissions avant de conclure un contrat.

Contrat de travail
Contrat par lequel une personne (le salarié) s’oblige, pour un temps limité et moyennant rémunération, à effectuer un travail sous la direction ou le contrôle d’une autre personne, l’employeur. (Code civil du Québec, article 2085)

Contrat de travaux de construction
Contrat de travaux visés par la Loi sur le bâtiment (L.R.Q., c. B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi.

Contrat mixte
Contrat conclu avec un entrepreneur, qui comprend la réalisation des travaux de construction et les services professionnels requis pour cette réalisation. Généralement, ce type de contrat s’apparente à un projet communément appelé « clé en main ».

Contrats particuliers en approvisionnement
Certains contrats déterminés par le Règlement sur certains contrats d'approvisionnement des organismes publics et par le Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l'information pouvant être conclus de gré à gré même si le montant de la dépense est égal ou supérieur au seuil d’appel d’offres public. Ces contrats sont les suivants : contrat pour l’acquisition de sable, de pierre, de gravier ou d’enrobés bitumineux de moins de 200 000 $;

• contrat lié à la recherche et au développement ou à l’enseignement;
• contrat d’approvisionnement pour des activités à l’étranger;
• contrat pour l’acquisition de biens ou de services infonuagiques avec une entreprise, à la suite d’un appel d’intérêt effectué par Infrastructures technologiques Québec, dans la mesure où une entente-cadre a été conclue avec cette entreprise et selon certaines conditions.

Contrat particulier en construction
Contrat de travaux de construction pour des activités à l’étranger d’une délégation générale, d’une délégation ou d’une autre organisation permettant la représentation du Québec à l’étranger, déterminé par le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics et pouvant être conclu de gré à gré même si le montant de la dépense est égal ou supérieur au seuil d’appel d’offres public.

Contrats particuliers en services
Certains contrats déterminés par le Règlement sur certains contrats de services des organismes publics et pouvant être conclus de gré à gré même si le montant de la dépense est égal ou supérieur au seuil d’appel d’offres public. Ces contrats sont les suivants :

• contrat de services juridiques;
• contrat de services financiers ou bancaires;
• contrat de services pour des activités à l’étranger d’une délégation générale, d’une délégation ou d’une autre organisation permettant la représentation du Québec à l’étranger;
• contrat relatif à la production forestière;
• contrat de réparation d’un aéronef;
• contrat concernant l’engagement de certains spécialistes (enquêteur, conciliateur, négociateur, médiateur, arbitre, médecin ou dentiste en matière d’évaluation médicale liée à leur spécialité, personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal).

Corruption
Échange direct ou indirect où un avantage indu est offert, promis ou octroyé par un corrupteur et/ou demandé, accepté ou reçu par un titulaire de charge publique, en retour d’un acte de la part du titulaire de charge publique au bénéfice du corrupteur.

Coût total d’acquisition
Méthode de calcul qui intègre les coûts additionnels non inclus dans le prix soumis que devrait assumer l’organisme public pendant la durée de vie utile des biens acquis. Ils peuvent comprendre des coûts d’installation, d’entretien, de soutien et de formation de même que les coûts de tout autre élément jugé pertinent par l’organisme public en lien avec les biens acquis.

Critère d’évaluation de la qualité
Élément sur lequel le membre du comité de sélection doit poser un jugement. Trois critères d’évaluation sont minimalement requis pour procéder à l’évaluation de la qualité d’une soumission.

Critère éliminatoire
Critère d’évaluation de la qualité dont la réussite est obligatoire (atteinte du niveau de qualité requis selon l’annexe 1 ou d’une note minimale de 70 % selon l’annexe 2) pour s’assurer de la qualité d’une soumission, et ce, indépendamment du poids de ce critère dans l’ensemble de la pondération. Il s’agit habituellement du critère le plus important.

CT
Demande adressée au Conseil du trésor au moyen du gabarit C.T. général dans le but de déroger à un des règlements découlant de la Loi sur les contrats des organismes publics.

D

Date d’adjudication
Date à laquelle le comité de sélection a sélectionné le soumissionnaire au terme de l’évaluation de la qualité OU
Date à laquelle l’évaluation de l’admissibilité du soumissionnaire et de la conformité de la soumission a été effectuée dans le cas d’un processus d’adjudication fondé sur le plus bas prix conforme OU
Date à laquelle l’autorisation du dirigeant de l’organisme a été obtenue.

Date de conclusion du contrat
Date à laquelle le contrat a été signé par les deux parties contractantes.

Date de début de contrat/de fin de contrat
Date à laquelle le contrat a débuté dans les faits / date à laquelle toutes les obligations entre les parties se sont éteintes. De façon générale, cette date correspond à la date du paiement final.

Date prévue de conclusion
Date à laquelle l’organisme public pense raisonnablement conclure le contrat et qui s’inscrit à l’intérieur des délais prescrits à cette fin par la loi ou la règlementation (peut ne pas être la date réelle de conclusion du contrat).

Déclaration concernant les activités de lobbyisme
Déclaration dans laquelle le soumissionnaire affirme soit qu’à la date de la déclaration, personne n’a exercé pour son compte des activités de lobbyisme ou, qu’à la date de la déclaration, des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme ont été exercées pour son compte relativement au contrat visé par l’appel d’offres et qu’elles l’ont été en conformité avec cette loi.

Décret
Décision réglementaire écrite émanant du pouvoir exécutif. Depuis 1980, dénomination de toutes les décisions du Conseil exécutif qu'on appelait alors des « arrêtés en Conseil ».

Développement durable
Développement qui répond aux besoins du présent, sur les plans social, économique et environnemental, sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs.

Définition des besoins
Étape préalable cruciale par laquelle l’organisme public formalise l’objet de sa demande. En plus de favoriser la mise en place d’une stratégie d’acquisition efficiente (connaissance du marché), une bonne définition des besoins sécurise à la fois la procédure d’adjudication du contrat et son exécution, ce qui diminue, du même coup, l’insatisfaction générale que peut entraîner un bien ou un service qui n’est pas adapté. Un besoin bien défini prévient la production d’addendas pendant la période de publication de l’appel d’offres. Pendant l’exécution du contrat, les risques d’avenants, de dépassements de coûts et d’échéanciers non respectés sont grandement réduits lorsque le besoin a été bien défini.

Dépense supplémentaire
Tout montant non prévu au contrat liant un organisme public à son adjudicataire.

Description initiale
À la suite d’un appel d’offres public, obligation de publier dans le SEAO, dans les 15 jours suivant la conclusion d’un contrat, la description de ce dernier qui doit contenir minimalement les renseignements suivants :

• le nom de l’adjudicataire;
• la nature du contrat;
• la date de conclusion du contrat;
• le montant du contrat.

Dans les 30 jours suivant la conclusion d’un contrat conclu de gré à gré ou d’un appel d’offres sur invitation, obligation de publier dans le SEAO la description de ce dernier qui doit contenir minimalement les renseignements suivants :

• le mode d’attribution du contrat;
• le nom de l’adjudicataire;
• la nature du contrat;
• la date de conclusion du contrat;
• le montant du contrat;
• la disposition de la LCOP en vertu de laquelle le contrat a été attribué

Description finale
Dans les 90 jours suivant la fin du contrat (120 jours pour un contrat conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes), obligation de publier dans le SEAO la description finale de ce dernier qui doit contenir minimalement les renseignements suivants :

• le nom de l’entreprise, la date de fin du contrat et le montant total payé;
• s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou d’un contrat à commandes impliquant plusieurs entreprises, leur nom respectif et le montant total payé à chacune d’elle;
• s’il s’agit d’un contrat comportant des options, le type et le nombre d’options exercées et le montant total payé à la suite de leur exercice.

Dialogue compétitif
Procédé utilisé pour les contrats de TI permettant de tenir des discussions encadrées avec des entreprises pour présenter une solution qui répond aux besoins d’un organisme public. Cette procédure est supervisée par un vérificateur de processus indépendant désigné par l’organisme public pour assurer le traitement équitable des soumissionnaires et la transparence du processus contractuel.

Dirigeant d’organisme
Plus haute autorité dans un organisme public et responsable publiquement de la gestion contractuelle de son organisation.

Documents d’appel d’offres
Ensemble des documents servant à la publication d’un appel d’offres de même qu’à l’adjudication et à la conclusion du contrat. Ces documents se complètent mutuellement. Il s’agit notamment de la description des besoins, des plans, des critères et de la grille d’évaluation, des instructions aux soumissionnaires, des conditions d’admissibilité et de conformité, des formulaires, du contrat à être signé, des annexes et, le cas échéant, des addendas.

E

Éléments de qualité
Élément constitutif d’un critère d’évaluation permettant de juger si ce dernier a atteint le minimum requis des attentes.

Entrepreneur
Adjudicataire d’un contrat de construction.

Estimation
Évaluation quantitative du résultat qui est attendu, d’un ensemble de prévisions portant sur un processus (projet, phase, etc.)  dans une circonstance particulière.

Évaluation du rendement
Évaluation formelle de la qualité du travail accompli par une entreprise pour un organisme public. L’évaluation du rendement est obligatoire pour tout type de contrat dont le rendement a été jugé insatisfaisant par un organisme public et pour tout contrat de technologie de l’information supérieur à 100 000 $, peu importe que le rendement soit satisfaisant ou insatisfaisant.

Exigence
Condition exigée d’un soumissionnaire et permettant d’évaluer sa soumission. Le respect d’une exigence ne nécessite pas d’analyse de qualité par un comité de sélection, puisqu’une exigence est soit respectée ou non, sans avoir besoin d’une appréciation.

Extranet des marchés publics
Site internet informatif du Sous-secrétariat aux marchés publics rassemblant toute l’information pertinente en matière de gestion des marchés publics et de formation en gestion contractuelle, en plus d’offrir un espace ou poser des questions sur les contrats publics.

F

Filiale
Personne morale ou société de personnes contrôlée par un ou plusieurs organismes publics.

Fournisseur
Adjudicataire d’un contrat d’approvisionnement.

Fractionnement de contrat
Acte de scinder, de répartir ses besoins ou d’apporter une modification à un contrat dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la Loi sur les contrats des organismes publics. (Ne pas confondre avec allotissement)

Fraude
Action faite de mauvaise foi dans le but de tromper

G

Garantie d’exécution
Montant exigé par le donneur d’ouvrage à l’adjudicataire d’un contrat pour s’assurer que ce dernier s’acquitte complètement de ses obligations contractuelles.

Garantie de soumission
Montant exigé par le donneur d’ouvrage au dépôt des soumissions permettant à ce dernier de combler l’écart de prix entre le plus bas soumissionnaire et le deuxième plus bas dans les cas où le soumissionnaire ayant déposé le prix le plus bas décide de ne pas donner suite à sa soumission.

Garantie des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services
Montant exigé par le donneur d’ouvrage à l’adjudicataire d’un contrat pour s’assurer que les montants qui lui seront versés serviront en priorité à payer ses matériaux et ses sous-contractants.

Gré à gré
Attribution de contrat à une entreprise à la suite de négociation entre les deux parties afin de répondre à un besoin défini par l’organisme public. Mode d’adjudication dans le cadre duquel un organisme public négocie directement avec une entreprise ou une personne physique non en affaires dans le but de conclure un contrat.

H

Homologation de biens
Processus permettant à un organisme public de s’assurer, avant de procéder à un appel d’offres en approvisionnement, de la conformité d’un bien à une norme reconnue ou à une spécification technique établie.

I

Intégrité dans les contrats publics
Utilisation des fonds conforme à leur destination officielle et à l'intérêt public.

L

Lignes internes de conduite
Document adopté par un organisme public pour assurer une meilleure gestion de ses processus contractuels. Il y est notamment question des mesures prises pour s’assurer de la confidentialité des documents contractuels avant leur diffusion, de la liste des délégations de pouvoirs autorisées par le dirigeant d'organisme, des dispositions de contrôle relatives au montant du contrat et à toute dépense supplémentaire s'y rattachant et des mesures mises en place afin d'assurer une rotation parmi les concurrents.

M

Marché public
Un marché public, au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics, est un contrat conclu entre un organisme public et une entreprise privée, pour répondre à des besoins en matière d'approvisionnement, de services professionnels ou de nature technique ou de travaux de construction. Les contrats conclus, donc les marchés publics, permettent aux organismes publics de réaliser leurs mandats respectifs.

Marge préférentielle
Avantage consenti selon une modalité de calcul à une entreprise par un organisme public qui choisit de considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat.

Membre interne d’un comité de sélection
Employé de l’organisme public responsable d’évaluer la qualité de toutes les soumissions admissibles et conformes reçues au moyen des critères d’évaluation décrits dans les documents d’appel d’offres, et ce, avec équité et impartialité.

Membre externe d’un comité de sélection
Personne ayant les mêmes responsabilités que le membre interne mais qui n’est pas un employé de l’organisme public. Ce membre ajoute à la neutralité et à l’impartialité du processus d’évaluation des soumissions.

Mode d’adjudication
Processus d’évaluation des soumissions reçues dans le cadre d’un appel d’offres public. Méthode employée par un organisme public pour identifier le gagnant d’un contrat à la suite d’un appel d’offres. Il y a quatre modes d’adjudication : prix seulement, prix ajusté le plus bas, rapport qualité-prix et qualité seulement.

Montant du contrat
Valeur totale possible de l'engagement contractuel incluant les options.

Montant initial du contrat
Seul montant pour lequel l'organisme public s'est engagé au moment de la signature du contrat. Cela exclut donc les options.

O

Option
Option de renouvellement ou option concernant l’acquisition de biens ou à la prestataire de services ou à l'exécution de travaux de construction supplémentaires identiques à ceux initialement acquis, au même prix et destinés à répondre au même besoin visé.

Ordre de changement
Écrit qui détaille une modification entrainant un impact financier qui est apportée dans un contrat de travaux de construction.

P

Paiement à pourcentage
Méthode qui établit la valeur de la rémunération à un pourcentage du coût des travaux. Cette méthode est surtout réservée aux contrats de travaux de construction et aux contrats de services professionnels avec des architectes ou des ingénieurs autres qu’ingénieurs forestiers.

Paiement à prix unitaire
Méthode de paiement utilisée lorsque les biens, les services ou les travaux de construction sont déterminés de façon précise, mais que les quantités ne peuvent être qu’estimées. Le montant de la dépense du contrat est donc établi en fonction de l’estimé des quantités et le contrat est adjugé au plus bas soumissionnaire conforme en fonction des prix soumis.

Paiement à taux horaire
Méthode de paiement utilisée lorsqu’il s’avère difficile ou impossible de déterminer de façon suffisamment précise la portée ou l’envergure du besoin et qu’il est donc impossible d’exiger du soumissionnaire un engagement formel à réaliser l’ensemble du mandat pour un prix ferme et invariable. Le paiement d’un contrat à taux horaire est ainsi basé sur le temps consacré à la réalisation du mandat. Le montant de la dépense du contrat est donc établi en fonction de l’estimé des heures de travail à accorder pour l’exécution du contrat.

Paiement forfaitaire
Méthode de paiement utilisée lorsque la description des besoins est précise et que les biens livrables ou le type de services à fournir sont clairement définis. Le soumissionnaire a donc toute l’information nécessaire pour être en mesure de présenter un prix global, incluant tous les frais, et qui ne peut pas être modifié. Il a une obligation de résultats et la liberté du choix des moyens pour les atteindre. Il s’agit donc d’un engagement formel à réaliser le mandat pour un prix global ferme.

Paramètre K
Formule mathématique utilisée lorsque le mode d’adjudication implique qu’on doive ajuster le prix déposé par le soumissionnaire en vertu de la note qualité qu’il a obtenue pour la soumission qu’il a déposée.

Personne physique exploitant une entreprise individuelle
Travailleur autonome à la tête d’une entreprise individuelle, possédant ou non un NEQ, et visé à l’article 1 de la LCOP comme contractant possible à un appel d’offres public.

Personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle
Personne acceptant sporadiquement un contrat de gré à gré avec un organisme gouvernemental, sans que cela ne constitue sa façon principale de gagner sa vie et sans que ce contrat ne donne suite à d’autres contrats.

Plainte en gestion contractuelle
Acte visant à dénoncer une décision ou une condition qui n’est pas conforme au cadre normatif.

Portrait personnalisé des activités contractuelles
Document produit annuellement par le SCT pour chaque organisme public présentant différentes données relatives à ses activités en gestion contractuelle et utilisé comme outil de gestion.

Prestataire de services
Adjudicataire d’un contrat de services professionnels ou de nature technique.

Programme d’obligation contractuelle
Processus d’amélioration des façons de faire, qui est mis en œuvre par une entreprise, en vue d’assurer une représentation équitable des membres des groupes victimes de discrimination dans tous ses emplois et de déceler ou de connaître et d’abolir de son système d’emploi les règles et les pratiques qui pourraient être discriminatoires. Ce programme doit être mis en place dans les entreprises de plus de 100 employés qui veulent obtenir un contrat ou un sous-contrat d’approvisionnement ou de services de 100 000 $ ou plus. Seuls les organismes publics visés aux paragraphes 1 et 2 de l’article 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics sont visés par le Programme d’obligation contractuelle.

Q

Qualification de prestataires ou d'entreprises
Processus par lequel on invite publiquement des prestataires ou des entreprises à déposer un dossier de qualification en prévision d’éventuels contrats. Tous les prestaires ou toutes les entreprises ayant réussi l’étape de la qualification seront inscrits sur une liste et tout contrat subséquent à la qualification leur sera réservé.

Questionnaire sur les pratiques en gestion contractuelle
Questionnaire obligatoire à transmettre annuellement par les organismes publics (art. 13.1 Directive sur la reddition de comptes) et dont les résultats sont présentés dans le portrait personnalisé des activités contractuelles de l’organisme public.

R

Reddition de comptes
Processus qui découle de l’obligation de répondre de l’exercice d’une responsabilité qui a été confiée, en démontrant que cela a été fait dans le respect des règles et des normes convenues. Pour les marchés publics, cela consiste notamment à transmettre les renseignements obligatoires en vertu de la Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des organismes publics (Directive sur la reddition de comptes).

Registre des entreprises non admissible (RENA)
Registre consignant le nom des entreprises ayant commis une infraction prévue à l'annexe 1 de la Loi sur les contrats des organismes publics ou des entreprises s’étant vu refuser ou révoquer une autorisation de contracter par l’Autorité des marchés publics (AMP). Le RENA est sous la responsabilité de l’AMP.

Remplacement de bien
Procédé permettant à un fournisseur de remplacer un bien visé par le contrat par un nouveau bien répondant aux exigences techniques de l’appel d’offres.  Cette possibilité a pour objectif de tenir compte de l’évolution technologique ou de pallier la non-disponibilité d’un bien.

Responsable de l’application des règles contractuelles
Intervenant stratégique d’un organisme public, désigné par le dirigeant de l’organisme, et ayant notamment comme responsabilité de veiller à la bonne application du cadre normatif des marchés publics dans son organisation relativement à la gestion des processus contractuels et en conformité avec les règles existantes. À noter, deux organismes publics relevant du même ministre peuvent s’entendre pour que le responsable de l’application des règles contractuelles de l’un des organismes agisse aussi comme responsable de l’autre organisme.

S

Secrétaire de comité de sélection
Employé permanent d’un organisme public désigné par le dirigeant de l’organisme et formé par le Secrétariat du Conseil du trésor pour agir à titre de responsable du processus d’évaluation de la qualité des soumissions.

Secrétariat du Conseil du trésor
Appareil administratif du Conseil du trésor créé en 1971 et constitué de sept sous-secrétariats dont le Sous-Secrétariat aux marchés publics. Le Secrétariat soutient les activités du Conseil du trésor et assiste son président dans l'exercice de ses fonctions. Par ses analyses et ses recommandations au Conseil du trésor, il veille à une allocation et à une gestion optimale et équitable des ressources ainsi qu'à une saine gestion contractuelle. Il accompagne également les ministères et organismes en ces matières.

Seuil d’appel d’offres
Montant minimal établi par des accords de libéralisation des marchés publics à partir duquel l’appel d’offres public devient obligatoire (sauf exceptions prévues par la Loi sur les contrats des organismes publics).

Situation d’urgence
Situation ou la sécurité des personnes ou des biens est en cause et nécessitant une intervention immédiate.

Soumission
Proposition présentée par une entreprise ou une personne physique n’exploitant pas une entreprise afin d’obtenir un contrat. Une soumission peut être avec ou sans prix selon le mode d’adjudication.

Soumissionnaire
Désigne une entreprise ou une personne physique exploitant une entreprise individuelle qui présentent une soumission dans le cadre d’un appel d’offres. Un organisme public ou une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle ne peut pas soumissionner sur un appel d'offres public.

Soumission conditionnelle ou restrictive
Soumission dans laquelle le soumissionnaire ajoute, retire ou modifie des conditions, des critères d’évaluation ou des éléments de qualité aux documents d’appel d’offres. Ces ajouts peuvent toucher le prix, les dates d’exécution du contrat ou toute autre contre-proposition faite par le soumissionnaire. Il s’agit donc d’une soumission présentant une condition différente ou une restriction par rapport aux exigences déterminées par l’organisme public dans ses documents d’appel d’offres.

Sous-secrétariat aux marchés publics
Structure du Secrétariat du Conseil du trésor assurant un encadrement optimal des activités contractuelles et proposant des textes législatifs et réglementaires de même que des politiques et des directives en gestion contractuelle. Pour les organismes publics, cette entité traite les demandes d’autorisation et de dérogations adressées au Conseil du trésor ou au Conseil des ministres.

Subvention
Aide financière versée par le gouvernement à partir des fonds publics dans le but de favoriser l’activité d’intérêt public générale à laquelle se livre l’entité recevant cette subvention.

Système électronique d’appel d’offres du Gouvernement - SEAO
Plateforme accessible par Internet qui rassemble les différents avis provenant de la plupart des organismes publics du gouvernement du Québec. Les entreprises intéressées par les marchés publics peuvent y consulter les avis publiés, se procurer les documents afférents (devis, document d’appel d’offres, addenda, bordereau numérique, document de soutien, etc.) et y déposer leur soumission.

T

Truquage des offres
Accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l’une d’elles consent ou s’engage à ne pas présenter d’offre ou de soumission en réponse à un appel ou à une demande d’offres ou à en retirer une qui a été présentée dans le cadre d’un tel appel ou d’une telle demande.

U

Unité permanente anticorruption (UPAC)
Corps de police spécialisé dans la lutte contre la corruption, l’UPAC a le mandat, notamment, de détecter et réprimer, de façon concertée, les diverses infractions associées à la corruption, à la collusion et à la fraude dans l’adjudication et la réalisation des contrats publics par des enquêtes criminelles, pénales et administratives ainsi que par l’utilisation des dispositions des différentes lois pour saisir, bloquer et confisquer les biens et les avoirs reliés à ces activités.

V

Vérification
Expertise effectuée par un professionnel compétent et indépendant aboutissant à un jugement par rapport à une loi, un règlement ou une politique en gestion contractuelle que l'organisme public doit respecter. Un rapport de vérification est généralement produit à la conclusion d'une vérification.

Source : Secrétariat du Conseil du Trésor.

Pour plus d'information

Il est aussi possible de vous référer au Glossaire sur le site du SEAO.