Les conditions d'admissibilité et de conformité

Les conditions d’admissibilité présentes dans les documents d’appel d’offres visent directement les soumissionnaires. Le non-respect de l’une de ces conditions dans une soumission mène au rejet de celle-ci. Il est donc fondamental de les examiner à chaque appel d’offres.

La réglementation édicte les conditions d’admissibilité de base et l’organisme public peut prévoir d’autres conditions d’admissibilité dans les documents d’appel d’offres. Lors de la vérification de l’admissibilité des soumissionnaires, à la suite de l’ouverture des soumissions, un organisme public peut leur demander d’apporter la preuve de leur admissibilité.

À titre d’exemple, voici quelques conditions d’admissibilité :

• posséder les compétences, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;
• avoir, au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où le soumissionnaire exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;
• satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres;
• avoir une Attestation de Revenu Québec valide.

Le défaut d’un soumissionnaire de respecter l’une ou l’autre de ces conditions le rend inadmissible.

Comme soumissionnaire, vous devez lever tout doute ou imprécision sur les dispositions des documents d’appel d’offres pendant leur période de publication sur le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO). Ainsi, vous éviterez un possible rejet de votre soumission.

Dans la section de l’appel d’offres traitant des conditions d’admissibilité, vous trouverez une disposition équivalente à ce qui suit :

« Le [soumissionnaire] doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres. »

On peut donc formuler la recommandation suivante :

Si vous ne parvenez pas à déterminer si une exigence constitue une condition d’admissibilité, questionnez l’organisme pendant la période de publication de l’appel d’offres.  

Si certains documents ou justificatifs liés aux conditions d’admissibilité sont manquants lors du dépôt d’une soumission, il appartient à l’organisme public d’accorder un délai raisonnable au soumissionnaire pour qu’il fournisse le ou les documents manquants obligatoires. Cette tolérance n’existe pas pour les documents demandés à la section « Conditions de conformité » de l’appel d’offres.

Les conditions de conformité présentes dans les documents d’appel d’offres visent quant à elles les soumissions. Elles doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission.

Ces conditions sont relativement constantes d’un appel d’offres à un autre. Cependant, certaines peuvent être adaptées selon les besoins du donneur d’ordres. Il est très important d’y porter une attention particulière à chaque appel d’offres. Il revient à l’organisme public d’indiquer les conditions de conformité propres à un appel donné dont le non-respect entraîne le rejet automatique de la soumission.

Exemples de non-respect des conditions de conformité :

• le non-respect de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions;
• dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, le non-respect de l’endroit prévu pour sa réception;
• l’absence du document constatant l’engagement du soumissionnaire, ou l’absence du document relatif au prix soumis;
• dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée sur l’un ou l’autre de ces documents;
• une soumission conditionnelle ou restrictive;
• une soumission électronique non transmise par l’intermédiaire du SEAO;
• une soumission électronique inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le SEAO;
• le fait que le prix soumis et la démonstration de la qualité ne soient pas présentés séparément, comme exigé dans les documents d’appel d’offres;
• le dépôt par un prestataire de services de plusieurs soumissions pour un même appel d’offres;
• une soumission comportant un prix anormalement bas;
• quand l’appel d’offres comprend l’acquisition de biens soumis à des spécifications techniques ou à des essais de conformité, le non-respect des exigences à cet égard.

Lorsque le rejet d’une soumission est motivé par le non-respect d’une condition de conformité, la demande de révision de cette décision a peu de chances d’aboutir.

Il appartient à l’organisme d’accepter ou de rejeter une soumission pour une raison de non-conformité ne figurant pas dans les conditions de rejet automatique. L’organisme public doit alors évaluer si la situation constitue un cas de non-conformité mineure ou majeure.

L’organisme public doit établir si le fait de permettre au soumissionnaire de corriger la situation ou de préciser une information remet en question le principe d’égalité entre les soumissionnaires. S’il juge que l’égalité entre les soumissionnaires sera brisée, il doit normalement rejeter la soumission.

Dans la section de l’appel d’offres traitant des conditions de conformité, vous trouverez une disposition équivalente à ce qui suit :

« Le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres entraîne le rejet automatique d’une soumission. »

On peut donc formuler la recommandation suivante :

Si vous ne parvenez pas à déterminer si une exigence est une condition de conformité, questionnez l’organisme pendant la période de publication de l’appel d’offres.