Le rapport annuel : le bilan de santé de la coopérative

Le rapport annuel d’une coopérative constitue l’outil privilégié d’évaluation de son état de santé en tant que personne morale. Sa publication annuelle permet de rendre compte des objectifs établis et des résultats obtenus.

Le rapport annuel est un outil d’information essentiellement destiné aux membres de la coopérative. Il intéressera également les titulaires de parts, les bailleurs de fonds ou tout autre partenaire financier.

La préparation du rapport annuel

Sa préparation requiert des administrateurs un exercice annuel de reddition de comptes. En rendant accessible à tous les membres de l’information sur les activités de la coopérative, sa gestion et ses résultats, le rapport annuel favorise la transparence démocratique qui confère à la coopérative sa légitimité et sa crédibilité.

Il ne faut pas le confondre avec la déclaration annuelle que la coopérative doit produire et transmettre au Registraire des entreprises (REQ) ni avec la déclaration de revenus à produire pour Revenu Québec.

Son contenu

Ce rapport doit minimalement contenir les renseignements visés à l’article 132 de la Loi sur les coopératives, c’est-à-dire :

• le nom et le domicile de la coopérative;
• le nom des administrateurs et des dirigeants;
• la mention que les membres ont convenu ou non d’élire des administrateurs pour cet exercice;
• le nombre de membres, de membres auxiliaires et de membres associés;
• le rapport du vérificateur et les états financiers du dernier exercice financier;
• un état du capital social, y compris les demandes de remboursement des parts et les prévisions de remboursement des parts;
• la date de la tenue de la dernière assemblée annuelle;
• le nombre de personnes employées par la coopérative;
• le nom de la fédération à laquelle la coopérative est affiliée.

Pour les coopératives d’habitation dont un immeuble a été construit, acquis, restauré ou rénové dans le cadre d’un programme d’aide à l’habitation du gouvernement du Québec, du gouvernement fédéral ou de l’un de leurs ministères ou organismes doivent, en plus des exigences prévues à l’article 132, faire état dans son rapport annuel :

• de la date de la dernière inspection de l’immeuble;
• des travaux d’entretien et de préservation réalisés au cours de l’exercice financier;
• des budgets liés à la planification quinquennale.

Une coopérative pourrait être tenue, en vertu de son règlement, de consigner au rapport annuel d’autres renseignements. Les administrateurs peuvent y inclure toute autre donnée pertinente contribuant à l’information du lecteur.

Ce document permet de savoir :

• si la situation financière est bonne;
• si un redressement est nécessaire;
• si la coopérative répond adéquatement aux besoins de ses membres;
• s’il y a des possibilités de développement pour la coopérative.

Le droit à l’information des membres et des titulaires de parts

Étant donné le rôle important des membres dans la vie associative de la coopérative et leur apport à sa capitalisation, ces derniers doivent être informés de la situation financière de l’entreprise et des activités réalisées pendant la dernière année.

La Loi sur les coopératives exige des administrateurs qu’ils présentent le rapport annuel aux membres réunis en assemblée générale dans un délai de six mois suivant la fin de l’exercice financier.

Une copie du rapport annuel peut être transmise avec l’avis de convocation ou être remise à l’assemblée, sans toutefois que cela constitue une obligation. Cependant, une copie doit être remise à tout membre qui en fait la demande, alors que les titulaires de parts ont le droit de consulter le rapport annuel au bureau de la coopérative. Tous sont tenus au respect du caractère confidentiel de l’information qu’ils obtiennent.

Pour les membres réunis en assemblée générale, le moment de la présentation du rapport annuel constitue une occasion privilégiée d’exercer leur droit de parole. Sur la base de l’information fournie et en fonction des réponses reçues aux questions posées, les membres pourront alors juger du travail des administrateurs et renouveler leur confiance en eux ou non. Il est primordial que les membres s’approprient ce moment et qu’ils exigent des administrateurs une reddition de comptes claire et franche.

Au-delà de l’outil de reddition de comptes destiné aux membres, le rapport annuel renferme des données permettant au Ministère de produire des statistiques fiables, nécessaires à l’élaboration d’un portrait du secteur coopératif.

En soumettant une copie de son rapport annuel au Ministère ainsi qu’à la fédération dont elle est membre dans les 30 jours suivant la tenue de son assemblée annuelle, comme exigé par la loi, une coopérative participe au maintien d’une base de données à jour.