Le registre : L'ADN de la coopérative

Les molécules d’ADN sont à la base de toute vie. Présentes dans les cellules d’un organisme, elles renferment l’ensemble de l’information nécessaire à son fonctionnement et à son développement. Le registre d’une coopérative est comme son ADN. Il contient l’intégralité des données attestant de son identité et retraçant son histoire. Il est essentiel au bon fonctionnement de la coopérative et à sa pérennité.

Un registre... pour quoi faire et pour qui?

Sans registre fiable, la coopérative, ses membres et les titulaires de parts n’ont plus de repères. C’est pour affirmer le rôle essentiel d’un tel outil que la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2) oblige toute coopérative à tenir un registre. Avez-vous déjà eu la curiosité de consulter le registre de votre coopérative? Peut-être seriez-vous étonné d’y découvrir toute l’information qui y est consignée.

Le contenu du registre

Contrairement à ce que l’on s’imagine, le registre n’est pas un seul et unique recueil, et il peut se trouver sur différents supports. Cependant, il est obligatoire qu’il contienne les éléments suivants :

• les statuts et les règlements de la coopérative ainsi que la convention d’administration par les membres, le cas échéant;
• la liste de ses administrateurs et dirigeants indiquant leurs nom et domicile ainsi qu’une mention de la date de début des mandats et de leur durée;
• les procès-verbaux des assemblées générales et les résolutions qui en découlent;
• les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d’administration, du comité exécutif et des autres comités;
• une liste des membres, des membres auxiliaires et des autres titulaires de parts indiquant leur nom et leur dernière adresse connue;
• le nombre de parts sociales, de parts privilégiées ou de parts privilégiées participantes dont ces personnes sont titulaires;
• les dates de souscription, de rachat, de remboursement ou de transfert de chaque part, ainsi que le montant dû sur ces parts, le cas échéant.

Le droit à l’information des membres et des titulaires de parts

Considérant le rôle important des membres dans la vie associative de la coopérative et leur apport à sa capitalisation, la Loi sur les coopératives accorde certains droits aux membres et aux titulaires de parts.

Les membres peuvent consulter, au siège de la coopérative :

• la liste des administrateurs et des dirigeants;
• les procès-verbaux et les résolutions des assemblées générales;
• la liste des membres, des membres auxiliaires et des autres titulaires de parts;
• le nombre de parts dont ces personnes sont titulaires;
• les dates de souscription, de rachat, de remboursement ou de transfert de chaque part et le montant dû sur ces parts, le cas échéant.

De plus, ils peuvent obtenir une copie :

• des statuts;
• des règlements;
• des résolutions déterminant les caractéristiques des parts émises par la coopérative;
• du rapport annuel.

Les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d’administration sont exclus de toute consultation. En effet, ces documents peuvent contenir de l’information sensible, se rapportant par exemple à la négociation d’un contrat ou à un membre, dont il est nécessaire de préserver la confidentialité.

Quant aux titulaires de parts, la loi leur accorde le droit d’obtenir une copie de la résolution ou du règlement déterminant les caractéristiques de leurs parts et de consulter le dernier rapport annuel de la coopérative.

Un élément précieux à conserver dans un coffre-fort

L’idée de conserver le registre de la coopérative dans un coffre-fort semble saugrenue? Peut-être. Sans nécessairement recourir à une telle méthode, la coopérative doit protéger l’intégrité de son registre et effectuer de façon ponctuelle sa mise à jour avec discipline et rigueur. Le registre peut être tenu sur tout support d’information permettant l’accès aux données dans une transcription intelligible. Peu importe le support choisi, l’important est d’assurer la pérennité du registre, sa conservation dans le temps et son accessibilité en tout temps.