Un article de CCJ analyse les avantages que l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs peut apporter aux exploitants de parcs de camions. La pertinence d’automatiser ces processus s’expliquerait par le volume extrêmement élevé de factures que les entreprises de camionnage doivent gérer chaque année. Celles-ci couvrent les dépenses liées à l’exploitation et à l’entretien des parcs de véhicules, les dépenses liées aux employés et les frais administratifs.

Alors que ces entreprises ressentent encore les effets des perturbations de la chaîne d’approvisionnement, le traitement manuel des factures ne fait qu’ajouter de l’inefficacité, en plus de faire augmenter les coûts. En effet, on constate des retards dans le paiement des frais, des paiements en double et même des factures perdues, c’est-à-dire, des paiements complètement manqués. La conséquence prévisible est la frustration des fournisseurs, des sous-traitants et des conducteurs, sans parler des responsables des flux de trésorerie de l’entreprise.

Selon l’article, la réponse est la mise en place minutieuse de technologies numériques capables de gérer les dépenses, les dettes et les flux de trésorerie, de détecter et corriger les incohérences et surtout, de régler toutes les factures avec précision. La meilleure communication offerte par les plateformes numériques et l’accélération des processus, et donc des paiements, peuvent atténuer les tensions avec les fournisseurs et les conducteurs. Ceux-ci auraient accès à une multitude d’informations relativement au suivi des comptes, il y aurait moins d’incertitude quant aux dates des paiements, et moins d’erreurs sur les factures. 

De plus, selon CCJ, la visibilité accrue assurée par les systèmes automatisés permettrait aux exploitants de savoir quand des paiements sont dus pour chaque fournisseur. Elle leur permettrait de profiter de remises pour paiement anticipé ou de conserver les liquidités jusqu’à l’échéance du paiement, tout en évitant les frais de retard. Enfin, grâce à la dématérialisation des processus, les entreprises pourraient gérer efficacement leur évolution, car les systèmes automatisés pourraient prendre en charge un volume toujours croissant de factures sans ajouter de nouveaux effectifs de façon proportionnelle.  

Bref, la transformation numérique pourrait, dit-on, contribuer à la santé financière des entreprises de camionnage, en plus de leur permettre de regagner la confiance de leurs fournisseurs et de leurs conducteurs. C’est pourquoi l’article suggère que les exploitants de parcs de camions souhaitant démarrer leur transformation numérique devraient d’abord identifier et évaluer la performance des processus actuels de gestion des comptes fournisseurs, pour explorer ensuite les meilleures solutions d’automatisation. Apparemment, si l’exploitant parvient à automatiser le traitement des factures, il pourra bénéficier de gains d’efficacité liés à des cycles de paiement plus rapides et à une réduction de la charge de travail du personnel comptable.